Księga wieczysta: jak zmienić stary numer na nowy?

Czym są księgi wieczyste?

Podstawowym celem ksiąg wieczystych jest możliwość ustalenia aktualnego stanu prawnego nieruchomości przede wszystkim gruntowych i budynkowych. Każda nieruchomość posiada swoją oddzielną księgę wieczystą, do której dołączane są akta księgi wieczystej w postaci pism i dokumentów dotyczących tej nieruchomości.

Podstawową zasadą funkcjonowania księgi wieczystej jest zasada jawności. Oznacza to, że publiczna dostępność treści umożliwia zapoznanie się z wpisami, jakie zostały w niej dokonane i zapewnia bezpieczeństwo obrotu nieruchomością.

Nad księgami wieczystymi założonymi dla nieruchomości położonych na terenie właściwego sądu, pełnią pieczę Sądowe Wydziały Ksiąg Wieczystych. Znajomość adresu nieruchomości albo numeru księgi wieczystej umożliwia skorzystanie z Rejestru Ksiąg Wieczystych i odszukanie tej właściwej.

Elektroniczne księgi wieczyste

Księgi wieczyste były przez cały czas prowadzone w formie dokumentów papierowych. Rozwój systemów informatycznych spowodował, że od lipca 2003 roku księgi wieczyste tradycyjne są przenoszone do wersji elektronicznej. Proces ma ogromną skalę i obejmuje ponad 20 milionów ksiąg wieczystych. Od tego czasu księgi wieczyste zakłada się i prowadzi w systemie informatycznym. Te działania są wykonywane i pozostają w kompetencji Wydziałów Ksiąg Wieczystych Sądów Rejonowych, które są właściwe dla lokalizacji danej nieruchomości. Efektem tej zmiany są nowe elektroniczne numery ksiąg wieczystych.

Numer elektronicznej księgi wieczystej

Taki numer w wersji elektronicznej składa się trzech elementów oddzielonych od siebie ukośnikiem:

• Kod Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego, w którym księga się znajduje. Składa się z czterech znaków (litery i cyfry).
• Numer porządkowy nadany, zwykle stary numer księgi wieczystej papierowej powiększony o taką liczbę zer, aby suma cyfr wyniosła osiem.
• Cyfra kontrolna nadawana automatycznie.

Schemat numeru księgi wieczystej ma postać: xxxx/xxxxxxxx/x

Jak ustalić nowy numer księgi wieczystej?

1. Kod Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego

Na podstawie znajomości miejsca położenia nieruchomości można ustalić właściwy dla tej lokalizacji Sąd Rejonowy. Czteroznakowy kod tego wydziału można ustalić na podstawie alfabetycznego spisu kodów wydziałów sądowych, który jest dostępny na prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości stronie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych. Wystarczy na rozwijanej liście wyszukać właściwe miasto.

2. Numer porządkowy

Ośmiocyfrowy element numeru księgi wieczystej jest wydłużoną wersją starego numeru. Można go odtworzyć poprzez dopisanie do starego numeru księgi wieczystej tylu zer na początku, aby cały człon liczył osiem cyfr.

3. Cyfra kontrolna

Cyfra kontrolna jest jedną z cyfr od 0 do 9. Wpisując do przeglądarki Ministerstwa Sprawiedliwości dwie ustalone części numeru księgi wieczystej, można – metodą próbowania – wpisywać kolejno cyfrę kontrolną. Są dwie możliwości: albo system pokaże widok pozwalający na przeglądanie treści poszukiwanej księgi wieczystej, albo pojawi się komunikat o błędnej cyfrze kontrolnej.

Uzyskanie nowego numeru księgi wieczystej w Starostwie Powiatowym lub Sądzie Rejonowym

Inną możliwością jest złożenie wizyty we właściwym sądzie rejonowym, gdzie na podstawie starego znanego numeru księgi wieczystej, udzielona zostanie informacja o nowym numerze.

Jeżeli numer księgi wieczystej jest nieznany, można go uzyskać składając wniosek do Starostwa Powiatowego albo Sądu Rejonowego. Potrzebne są do tego inne dane dotyczące nieruchomości: na przykład adres administracyjny i numer ewidencyjny. Prostszą i znacznie szybszą metodą, która zapewnia sukces, jest skorzystanie z internetowej wyszukiwarki ksiąg wieczystych. W ten sposób, bez wychodzenia z domu i dodatkowych opłat skarbowych można znaleźć potrzebne informacje.